Qual a abrangência do workflow?
Um workflow é caracterizado pela sua abrangência de atuação, ou seja, não devem ser analisados somente alguns departamentos de maneira distinta. Um bom sistema de fluxo de trabalho precisa atuar em todas as áreas e não somente na produção de um trabalho, isto é, gerenciar a pré-impressão junto com a impressão e acabamento não faz de um workflow um sistema completo.
Talvez a prerrogativa principal de um workflow versus um conjunto de aplicativos que simplesmente trocam dados é a sua centralização operacional. Um verdadeiro workflow deve ter suas operações centralizadas em um ou mais servidores, utilizando uma plataforma client-server para relacionar-se com os usuários que, através de estações de trabalho, interagem com o processo, enviando comandos que serão processados pelo sistema central, liberando as estações de trabalho para outras tarefas que requerem menor processamento.

Um bom exemplo, analisando esse cenário, são as soluções Dalim e Xinet, que permite a integração total e modular de todas as etapas produtivas da indústria gráfica.
Todas as etapas produtivas podem ser integradas de maneira modular, ou seja, o workflow pode incorporar somente alguns departamentos, por exemplo, pré-impressão, impressão e acabamento e, futuramente, continuar a integração de outros setores como estoque, expedição, orçamento, etc.

Outro fator decisório para a escolha de um sistema de fluxo de trabalho é a interação com o cliente. Essa característica muitas vezes é deixada em segundo plano, mas deve ser considerada de extrema importância, pois possibilita automatizar determinados processos como o envio de arquivos e provas digitais, aprovações de trabalhos, permitindo o corte de custos operacionais junto com a redução dos tempos para o inicio da produção. Isso pode criar um diferencial no mercado e atrair novos clientes, assim como fortalecer o relacionamento com a carteira atual. Vale lembrar que o workflow tem como objetivo não somente criar um canal de comunicação mais rápido e eficiente com o mercado, mas sim diminuir os tempos internos de produção.

Por exemplo, o workflow permite criar um orçamento baseado em informações específicas de produção como tipo de papel, gramatura, formato, quantidade, verificando diretamente a disponibilidade no estoque e dando baixa automaticamente do material, gerando um processo de reposição do produto que será utilizado sem a intervenção de qualquer operador. O mesmo orçamento origina um registro na pré-impressão com todas as informações para iniciar a produção das matrizes de impressão — no caso de CtP, chapas digitais —, como quantidade de cores, tiragem e até esquema de imposição eletrônica, diminuindo os tempos de produção e minimizando possíveis erros de imposição que podem ser causados por operadores desatentos ou cansados.

Um workflow deve permitir que o cliente interaja com o seu fornecedor, enviando e recebendo informações para otimizar os tempos de produção e acompanhar o desenvolvimento do trabalho encomendado.

O cliente pode enviar os arquivos necessários para produção de um trabalho através de uma interface disponibilizada na Internet e não mais por um portador, diminuindo assim o tempo de startup do serviço. O sistema de fluxo de trabalho imediatamente recebe os arquivos, os analisa, emitindo um relatório contendo a descrição detalhada do trabalho. Se houver erros nos arquivos, faz a correção dos mesmos e reenvia os arquivos finais para a produção. Caso algo não possa ser corrigido, manda um e-mail diretamente para o cliente, informando-o do ocorrido e fica no aguardo de novas instruções para solucionar o problema. Essa etapa é chamada de pre-flight.

Com os arquivos prontos, o workflow se comunica com o módulo de pré-impressão para iniciar a produção das matrizes de impressão, através de CtP, CtF, etc. Durante essa etapa, a pré-impressão pode utilizar recursos de impressão remota de provas digitais, assim como aprovação on-line do trabalho, tudo através de normais conexões de Internet. Assim que o cliente autoriza a produção, o sistema inicia a criação das matrizes, comunicando-se com a impressão para que as matrizes sejam feitas com a característica de cada impressora offset, sejam planas, rotativas ou digitais. Essa comunicação é feita através de curvas de calibração, curvas de compensação e arquivos PPF, Post Production Format.